Автоматизация бизнеса и внедрение ИИ

Автоматизируем обработку заявок

И другие ручные процессы: разбираем, проектируем решение под ваш бизнес, запускаем пилот и проверяем результат на ваших данных.

Запросить бесплатный аудит

Аудит бесплатный: разбираем текущий процесс и показываем, что можно автоматизировать в первую очередь. Заказывать внедрение после аудита не обязательно.

Карта процесса учебного центра Сквозной путь: Заявка → консультация → продажа → оплата → зачисление → обучение. На шаге «Заявка» ИИ распределял заявки по темам. Заявкаконсультацияпродажаоплатазачислениеобучение распределял заявки по темам
«Сквозной путь без ручной рутины» — по описанию источника, проект Stormnet.

Клиент: Stormnet

Stormnet: единая система для продаж и учебного процесса

Stormnet — центр дополнительного образования. Для него мы собрали одну систему на весь центр, где ИИ-инструменты работают прямо в рабочих экранах сотрудников.

«По данным Stormnet, в 2019 году центр входил в тройку лидеров Беларуси по поисковой видимости и количеству выпускников».

Смотреть разбор проекта

Где процесс начинает тормозить

Это те места, которые мы чаще всего находим на аудите. Если узнаёте хотя бы два, процесс уже стоит разобрать.

Заявки приходят в разные каналы
На часть обращений отвечают дважды, на часть не отвечают вовсе, и общей картины по воронке ни у кого нет.
Одни и те же данные заносят руками
Клиент живёт в переписке, в таблице и в учётной системе одновременно, поэтому версии расходятся, и потом их сверяют вручную.
Качество ответа зависит от сотрудника
Новый человек выходит на нужный уровень долго, а на пике нагрузки очередь просто растёт, потому что помочь ему нечем.
Следующий шаг помнит человек, а не процесс
Напоминания, повторные касания и передача сложного обращения срабатывают через раз: за ними никто не следит системно.
Никто не знает, сколько заявок в работе прямо сейчас
Чтобы ответить на этот вопрос, кто-то открывает три окна и считает вручную. К моменту, когда цифра готова, она уже другая.
Процесс живёт в голове одного человека
Он знает, кому передать спорный случай и что писать в ответ на редкий вопрос. Его отпуск виден по метрикам, а новый сотрудник входит в работу месяцами.
Одни и те же вопросы отнимают половину дня
Сотрудник отвечает на них по двадцать раз, каждый раз заново формулируя то, что уже писал вчера. Готового ответа нет, потому что его негде хранить.

Сколько стоит ручная работа

Ваших цифр у нас нет, поэтому мы не подставляем их за вас. Считать имеет смысл по своим данным, и для этого достаточно пяти ответов.

Перемножьте первые три ответа: получится стоимость ручного цикла за месяц. Четвёртый ответ показывает недополученную выручку, пятый — время, которое уходит на исправление расхождений. Эти три суммы и есть цена того, чтобы ничего не менять.

Дальше сравнивать нужно не с обещанием, а с пилотом на ваших данных. Именно поэтому мы начинаем с аудита, а не с оценки стоимости внедрения.

У этой арифметики есть вторая половина, которую обычно не считают: стоимость ошибок и стоимость передачи дел. Ручной участок ломается тихо — заявка теряется, поле заполняется не тем значением, сверка расходится на единицу. Цену такой ошибки видно только когда её заметил клиент, и к тому моменту она уже дороже самой операции. Похожая история с людьми: чем больше шагов держится на памяти сотрудника, тем дороже стоит его отпуск и тем дольше входит в работу новый человек.

Что посчитать у себя

  • Сколько обращений за неделю проходит через ручную обработку?
  • Сколько минут занимает один цикл: принять, уточнить, занести, ответить?
  • Сколько стоит час работы сотрудника, который это делает?
  • Сколько заявок за месяц остаются без ответа или теряются между каналами?
  • Сколько времени уходит на сверку данных между инструментами?
  • Сколько раз в месяц ошибку приходится исправлять после того, как её заметил клиент?
  • Сколько времени уходит на ввод в курс дела нового сотрудника на этом участке?

С какого процесса начинать, если болит несколько

Берите частое, а не самое раздражающее
Процесс, который проходит двести раз в месяц, окупает автоматизацию быстрее, чем тот, который бесит сильнее всех, но случается дважды.
Берите устоявшееся, а не новое
Правила, которые не менялись полгода, описываются один раз. Правила, которые меняются каждый месяц, придётся переписывать вместе с ними.
Берите то, у чего есть владелец
Участок, за который отвечает конкретный человек, доходит до результата. Участок, который принадлежит всем, застревает на согласованиях.
Берите узкое, а не показательное
Пилот на одном участке даёт проверяемый ответ за понятные деньги. Пилот «на всём процессе» — это уже интеграция, только без плана.

Один контур вместо набора разрозненных инструментов

Мы не добавляем ещё один сервис к тем, что у вас уже есть. Задача другая: собрать процесс так, чтобы он работал целиком, а ИИ помогал внутри него.

Один путь заявки
От первого обращения до результата, без ручных переносов между инструментами на каждом стыке.
Данные в одном месте
Процесс, клиенты и история решений хранятся в одной системе, а не в переписке и выгрузках.
ИИ внутри процесса
Разбор обращений, черновики ответов и подсказка следующего шага появляются там, где сотрудник уже работает, а не отдельным чат-ботом рядом.
Интеграция с согласованными бизнес-системами
Подключаем то, что вы уже используете, в объёме, который согласуем на аудите. Универсальных готовых коннекторов мы не обещаем.
Проверяемый результат
До пилота фиксируем, по каким показателям вашей системы будем судить об эффекте, и смотрим их после.
Правила, а не догадки
Логика решений описана словами и лежит в системе. Её можно прочитать, оспорить и поменять, не выясняя у сотрудника, почему он сделал так.
Человек на границе сценария
Автоматика ведёт понятные случаи. Всё, что выходит за рамки, передаётся человеку вместе с контекстом, а не теряется в отдельном чат-боте.
Измеримый итог
Показатели фиксируются до работы, поэтому после неё есть с чем сравнивать. Без этого разговор о результате превращается в обмен впечатлениями.

Путь до такого состояния один: аудит процесса, проектирование целевого процесса, автоматизация ручных участков, внедрение ИИ в бизнес-процессы и контроль результата.

Разобрать мой процесс

Какие процессы автоматизируем

Ниже четыре процесса, с которых чаще всего начинают. Для каждого написано, что автоматизация меняет на практике и где она себя не окупает. Список не исчерпывающий: если ваш процесс сюда не попал, это не значит, что мы за него не возьмёмся. Значит только, что он реже встречается, и на аудите мы будем разбирать его без готового шаблона в голове.

Обработка заявок

Заявки приходят из разных мест: с сайта, из мессенджера, по почте, иногда просто звонком. Автоматизировать этот процесс — значит собрать их в одну очередь, разложить по темам и назначить ответственного, не переписывая ничего руками. Человек остаётся, но занимается разбором, а не переносом данных.

  • Единая точка приёма вместо четырёх параллельных.
  • Разбор по темам и срочности, чтобы срочное не лежало под обычным.
  • Назначение ответственного по правилам, которые вы задаёте, а не по памяти дежурного.
  • Черновик ответа для типовых обращений — сотрудник правит и отправляет.
  • Видимый статус: на каком шаге заявка и кто её держит.

Если заявок пять в неделю и все разные, очередь не окупится. Скажем об этом на аудите.

Документооборот

Речь о бумагах, которые кто-то каждый раз собирает вручную: договоры, счета, акты, заявления. Автоматизация здесь означает, что документ собирается из уже имеющихся данных по шаблону, уходит на согласование по заданному маршруту и не теряется между людьми.

  • Сбор документа из данных, которые уже есть в ваших системах.
  • Маршрут согласования с понятным следующим шагом.
  • Извлечение полей из входящих сканов и писем.
  • Проверка на пропущенные реквизиты до отправки, а не после.
  • Архив, в котором находится нужная версия, а не пятнадцать похожих.

Там, где форма меняется каждый месяц, сначала стоит договориться о форме. Автоматизация неустоявшегося правила закрепляет беспорядок.

Поддержка и типовые ответы

Половина обращений в поддержку — это одни и те же вопросы. Автоматизировать поддержку значит закрыть повторяющееся автоматически, а сложное передать человеку вместе с контекстом. Не «робот вместо сотрудника», а сотрудник, который не отвечает двадцать раз на один вопрос.

  • Ответы на повторяющиеся вопросы из вашей базы знаний, а не из общих знаний модели.
  • Передача сложного обращения человеку с историей переписки.
  • Подсказка сотруднику: что уже известно о клиенте и что отвечали раньше.
  • Сводка длинной переписки, чтобы новый человек вошёл в контекст за минуту.
  • Список вопросов, которые задают чаще всего, — обычно он же показывает, что стоит починить в продукте.

Если базы знаний нет, её придётся собрать. Отвечать «из головы» модели на вопросы о вашем продукте мы не будем.

Отчётность и сверка

Отчёт, который каждую неделю собирают в таблице из трёх выгрузок, — типовой кандидат. Автоматизация означает, что цифры приходят из систем сами, расхождения видны сразу, а человек тратит время на выводы, а не на сведение столбцов.

  • Сбор показателей из согласованных систем по расписанию.
  • Подсветка расхождений между источниками вместо ручной сверки.
  • Один набор определений, чтобы «заявка» везде значила одно и то же.
  • Отчёт в том виде, в котором его читают у вас, а не в стандартном шаблоне.

Если источники противоречат друг другу, сначала нужно решить, какой из них главный. Это решение ваше, не наше.

Своё решение или готовый сервис

Не каждую задачу стоит разрабатывать. Ниже честная развилка: слева случаи, когда мы посоветуем купить продукт и не начинать проект, справа — когда заказная разработка себя оправдывает.

Достаточно готового сервиса

Если ваш процесс похож на то, для чего сервис написан, покупка почти всегда дешевле и быстрее разработки. Настроить чужой продукт — работа на недели, своё решение — на месяцы. Мы скажем это на аудите, даже когда это означает отказаться от проекта.

  • Процесс стандартный, и вы легко находите его в описании продукта.
  • Готовы подстроить свою работу под логику сервиса, а не наоборот.
  • Систем мало, и переносить между ними почти нечего.
  • Нужен просто доступ к моделям — тогда хватит аккаунта и пополнения баланса.

Нужно своё решение

Заказная разработка оправдана там, где процесс — ваше конкурентное отличие или где готовые продукты требуют переделать работу под себя. Тогда мы описываем ваш процесс как он есть и строим контур вокруг него, а не подгоняем вас под чужой шаблон.

  • Процесс устоялся, но не совпадает ни с одним готовым продуктом.
  • Систем несколько, и данные между ними переносят руками.
  • Правила решения специфичны для вашего рынка или вашей ниши.
  • Итог должен считаться по вашим показателям, а не по метрикам сервиса.

С чем это связывается

Мы не приносим свой набор систем и не просим менять ваш. Работаем с тем, что у вас уже стоит: если доступ есть и мы согласовали его на аудите, процесс подключается к этой системе. Если подключиться нельзя, вы узнаете это на аудите, а не на середине проекта.

  • CRM и системы учёта, в которых уже ведётся ваша работа
  • Телефония и мессенджеры, куда приходят обращения
  • Почта и формы на сайте
  • Таблицы и выгрузки, на которых держится отчётность
  • Внутренние сервисы с документированным доступом
  • Хранилища документов и файлов, если процесс их создаёт или читает

Готовых универсальных коннекторов ко всему на свете у нас нет, и обещать их было бы нечестно. Список систем всегда конкретный и всегда ваш, а что именно в нём окажется, выясняется на аудите вместе с вашим администратором.

Что меняется в работе команды

Автоматизация не убирает работу, она её перекладывает. Ниже то, что меняется на самом деле, включая места, где на первых неделях станет сложнее. Про это лучше знать до старта, а не выяснять на второй месяц.

Работы становится меньше не у всех сразу
Разгружается тот, кто переносил данные. У того, кто принимает решения, объём сначала не падает — он просто перестаёт тонуть в подготовке к решению.
Появляется шаг, которого раньше не было: проверка
Черновик ответа и автоматическое распределение нужно просматривать, особенно в первые недели. Это дешевле, чем делать с нуля, но это не ноль.
Правила приходится проговорить вслух
Половина времени на аудите уходит не на технику, а на то, чтобы два человека сошлись в том, по какому признаку заявка считается срочной.
Процесс становится видимым
Когда шаги в системе, видно, где он стоит. Для руководителя это главное приобретение, а для команды — иногда неприятный сюрприз, и об этом лучше договориться заранее.

Никого увольнять для этого не нужно, и мы не станем этого предлагать. Если процесс держится на одном человеке, задача — снять с него рутину, а не заменить его.

Когда кастомная автоматизация оправдана

Заказная разработка подходит не всем. Ниже — когда она себя оправдывает и когда мы честно предложим не начинать.

Обычно оправдана

Процесс повторяется каждый день
Поток однотипных обращений стабильный и сам не уменьшается.
Данные лежат в нескольких местах
Их переносят руками, и на сверку уходит рабочее время.
Правила можно объяснить словами
Сотрудник способен сказать, по каким признакам он принимает решение.
У процесса есть владелец
Есть человек, который согласует изменения и отвечает за них.

Лучше не начинать

Процесс ещё меняется каждую неделю
Пока форма не устоялась, переделывать логику дороже, чем подождать.
Хватает настройки готового сервиса
Если существующий инструмент закрывает задачу, мы скажем это на аудите.
Нужен только доступ к моделям
Тогда достаточно аккаунта SoftChat и пополнения баланса, без проекта внедрения.
Решение никто не принимает
Без владельца процесса работа встанет на согласованиях.

Как проходит внедрение

Порядок один: сначала разбираемся в процессе, и только потом что-то пишем.

  1. 1

    Аудит

    Разбираем текущий процесс и данные, находим места, где он рвётся.

    На выходе: карта процесса с отмеченными разрывами и список участков в порядке очереди.

  2. 2

    Карта процесса

    Описываем целевой процесс и границы: что автоматизируем, что остаётся людям.

    На выходе: письменные правила и показатели, по которым потом судим о результате. До кода.

  3. 3

    Пилот

    Собираем узкий участок на ваших данных и проверяем его в работе.

    На выходе: работающий участок и честное сравнение с показателями из предыдущего шага.

  4. 4

    Интеграция

    Подключаем согласованные системы и переводим процесс на новый контур.

    На выходе: процесс целиком на новом контуре и документация, по которой его можно вести самим.

  5. 5

    Контроль результата

    Сверяем показатели, зафиксированные до пилота, и правим то, что не сработало.

    На выходе: разбор того, что сработало и что нет, — включая участки, которые лучше вернуть людям.

Как Stormnet объединил CRM, ERP и ИИ

Проект выполнен. Ниже — только то, что есть в согласованном с клиентом источнике: без пересчёта в проценты и сроки.

Клиент и контекст

Клиент — Stormnet. Stormnet — центр дополнительного образования.

Что сделали

Для Stormnet сделали единую систему для всего центра: CRM и ERP с ИИ-инструментами прямо в работе сотрудников.

Система объединила заявки, продажи, оплаты и обучение; в одном месте были клиенты, преподаватели, группы, расписание и аналитика.

Результат

В источнике результат описан как «Сквозной путь без ручной рутины»: «Заявка → консультация → продажа → оплата → зачисление → обучение».

«По данным Stormnet, в 2019 году центр входил в тройку лидеров Беларуси по поисковой видимости и количеству выпускников».

Читать полный разбор проекта

Обсудить похожий проект

Команда SoftChat

Вы будете разговаривать с этими двумя людьми, а не с аккаунт-менеджером. Мы сами каждый день работаем с нейросетями — в собственном продукте и в продажах, — поэтому на аудите слышите практику, а не пересказ статьи. Посредника между вами и тем, кто пишет решение, здесь нет.

Дмитрий Сухов

Дмитрий Сухов

CEO и технический директор

Строю SoftChat с первой строчки кода. Через мои руки прошли десятки текстовых, графических и видеомоделей — знаю, где каждая выручает, а где подводит.

Андрей Вольхин

Андрей Вольхин

Директор по продажам

Каждый день общаюсь с командами, которые внедряют ИИ в работу — от агентств до отделов продаж. Помогаю выбрать сценарии, которые экономят часы, а не добавляют ещё один сервис в зоопарк.

Что влияет на сроки и стоимость

Аудит бесплатный. У пилота и интеграции есть нижние границы — ниже них проект не имеет смысла ни для вас, ни для нас. Точную цифру называем после аудита и до начала работы.

Аудит бесплатно
Разбор процесса, карта текущего состояния и предложение по пилоту. Ни к чему не обязывает.
Пилот от 150 000 ₽
Один узкий участок, доведённый до работы на ваших данных, с зафиксированными до старта показателями.
Интеграция от 300 000 ₽
Перевод процесса на новый контур целиком, подключение согласованных систем и передача его вашей команде.

Это нижние границы, а не смета. Итоговая стоимость зависит от объёма — вот что его меняет.

Число систем
Сколько сервисов связываем и есть ли документированный доступ.
Зрелость процесса
Устоявшиеся правила описываются один раз, меняющиеся — переписываются.
Объём ручных шагов
Что оставляем людям, а что передаём системе.
Состояние данных
Насколько они полны и согласованы у вас.

Решаем на аудите

  • Границы пилота и первый участок.
  • Показатели, по которым судим о результате.
  • Точную стоимость и сроки — когда границы зафиксированы.

Снижаем риск

Начинаем с узкого пилота, а не с полного контура: ожидаемый результат фиксируем до работы, и каждый этап заканчивается тем, что можно посмотреть.

Этапы и что определяет сроки

Аудит

Разговор о процессе и разбор того, как он работает сейчас. На выходе у вас карта процесса, список участков и предложение по пилоту.

Длительность определяет: Сколько людей участвует в процессе и насколько согласованно они его описывают.

Проектирование

Договариваемся о правилах: что автоматизируется, что остаётся людям, какой результат считаем удачным. Это письменно, до кода.

Длительность определяет: Есть ли у процесса владелец, который может принять решение, или его собирают из пяти мнений.

Пилот

Собираем узкий участок и запускаем на ваших данных. Показатели зафиксированы до старта, поэтому итог не обсуждается заново.

Длительность определяет: Число систем в участке и то, насколько быстро выдаются доступы.

Интеграция

Расширяем то, что показало себя на пилоте, до полного процесса и подключаем остальные согласованные системы.

Длительность определяет: Объём исторических данных и состояние того, что уже накоплено.

Контроль результата

Сверяем то, что получилось, с показателями из проектирования и правим то, что не сработало.

Длительность определяет: Длина рабочего цикла процесса: недельный виден за месяц, квартальный — нет.

Общий срок называем после аудита. До того, как объём измерен, любая цифра была бы выдумкой, а выдуманный срок дороже честного «пока не знаю».

Гарантии и условия работы

Результата в процентах никто честно не пообещает: он зависит и от нас, и от вас. Но условия работы — вещь проверяемая, и вот они.

Что если пилот не даст результата

Показатели фиксируются до старта, поэтому «не дал результата» — это проверяемое утверждение, а не спор. Если пилот их не достиг, мы разбираем почему, и вы не обязаны продолжать. Расширение процесса — отдельное решение после пилота, а не следующий пункт договора.

Порядок оплаты

Аудит бесплатный. Пилот и интеграция делятся на этапы, каждый заканчивается тем, что можно посмотреть, и оплачивается по факту приёмки этапа. Стоимость этапа известна до его начала.

Кому принадлежит результат

Настройки процесса, правила и документация остаются у вас. Мы не держим ваш процесс в заложниках: если вы решите вести его дальше своей командой, передаём то, что нужно для работы. Это касается и описания правил, по которым процесс принимает решения, — оно пишется человеческим языком именно для того, чтобы им можно было пользоваться без нас.

Что происходит с данными

Состав данных, доступы и границы описываются до начала работы. Данные используются для задач вашего процесса и остаются вашими. Если для участка достаточно обезличенных данных, берём обезличенные.

Если мы захотим остановиться

Можно остановиться на границе любого этапа. Незакрытый этап не оплачивается, а то, что уже сделано и принято, остаётся у вас в рабочем виде.

Отдельный случай — доступ к моделям без проекта внедрения. Баланс SoftChat пополняется по факту использования, без подписки. Посмотреть пополнение баланса

Что вы получите после бесплатного аудита

  • Карту текущего процесса с местами, где он рвётся.
  • Список участков, которые автоматизируются первыми.
  • Предложение по пилоту: границы, показатели, порядок работ.
  • Оценку стоимости пилота на вашем объёме, а не диапазон из прайса.
  • Названия систем, к которым придётся подключаться, и что для этого нужно с вашей стороны.
  • Честный ответ, если внедрение вам не нужно.

Аудит ни к чему не обязывает: после него вы решаете, делать пилот или нет. Разговор занимает около часа, проходит в удобном для вас канале и не требует подготовки документов. Всё, что мы напишем по итогам, остаётся у вас независимо от того, продолжите вы с нами или нет.

Что подготовить

  • Один процесс, который болит сильнее остальных.
  • Названия систем, в которых он живёт.
  • Человека, который за этот процесс отвечает.

Частые вопросы

С чего начинается работа?

С бесплатного аудита. Смотрим, как процесс устроен сейчас, где он рвётся и что автоматизируется в первую очередь. По итогам вы получаете карту процесса и честный ответ, стоит ли вообще что-то менять. Готовиться специально не нужно: достаточно назвать один процесс, который болит сильнее остальных, перечислить системы, в которых он живёт, и позвать человека, который за него отвечает. Аудит ни к чему не обязывает и заканчивается предложением по пилоту, а не счётом.

Сколько времени занимает внедрение?

Зависит от того, сколько систем участвует в процессе и насколько он стандартен. Сроки называем после аудита, когда объём понятен, — до этого любая цифра была бы выдумкой. Что реально двигает сроки: есть ли у процесса владелец, который может принять решение, как быстро выдаются доступы к системам и какой у процесса рабочий цикл. Недельный цикл виден на пилоте за месяц, квартальный — нет, и это стоит учитывать до старта.

Что влияет на стоимость?

Аудит бесплатный. Пилот — от 150 000 ₽, интеграция — от 300 000 ₽; это нижние границы, а не смета. Дальше цифру двигают число шагов в процессе, количество согласованных систем, требования к отчётности и состояние данных, которые уже накоплены. Точную стоимость называем после аудита и до начала работы, а не по факту. Каждый этап оплачивается после приёмки, и его цена известна заранее.

Придётся ли менять наши системы?

Обычно нет. Работаем с тем, что у вас уже используется, и подключаемся к согласованным системам. Если для нужного результата замена всё-таки требуется, скажем об этом на аудите, а не в середине проекта.

Что происходит с нашими данными?

Данные остаются вашими и используются только для задач вашего процесса. Состав данных, доступы и границы фиксируем до начала работы: что именно передаётся, кто это видит и что происходит при остановке проекта. Если для участка достаточно обезличенных данных, берём обезличенные. Настройки, правила и документация тоже остаются у вас — при желании вести процесс дальше своей командой мы передаём всё, что для этого нужно.

Можно ли начать с небольшого участка?

Да, так и рекомендуем. Берём один процесс, который болит сильнее остальных, запускаем пилот и проверяем результат на ваших данных. Показатели фиксируем до старта, поэтому «сработало» или «не сработало» — проверяемое утверждение, а не спор по итогам. Расширяемся только после того, как пилот себя показал; продолжение — отдельное решение, а не следующий пункт договора. Остановиться можно на границе любого этапа.

Что если внедрение нам не нужно?

Тогда мы так и скажем. Аудит ни к чему не обязывает: если процесс проще починить регламентом или он не окупит автоматизацию, честный отказ полезнее проданного проекта.

Разберём ваш процесс

На бесплатном аудите смотрим ваш процесс и показываем, что автоматизируется в первую очередь. Заказывать внедрение после аудита не обязательно.

Записаться на бесплатный аудит

Написать на email Позвонить

Контакты и реквизиты

Реквизиты

Продавец
Самозанятый Сухов Дмитрий Игоревич
УНП
AC0773381
Адрес
223039, РБ, аг. Хатежино, пер. Солнечный, д. 4

Оплата — картами «Мир», Visa и MasterCard российских и белорусских банков, а для организаций возможна оплата по расчётному счёту. Неиспользованный баланс возвращаем по запросу.

Связаться